マニュアル作成を自動的にできるツールがあれば大変便利!

システムを活用しよう

個人でアプリを開発している人も、大きな企業で働いている人も、利益を上げるために便利なシステムがあれば活用すべきです。手作業で済ませていたことも、ボタン一つで済むとなれば労力が激減します。

マニュアル作成を自動的にできるツールがあれば大変便利!

PC

人の手で作ってみる

マニュアル作成を人の手でやってみるときにはどんな流れで行なわれるのか、確認しておけばどんなにこの作業が難しいかが分かります。単にルールを明記すれば良いだろうと軽く考えている人ほど、チェックしてほしい項目です。

業務内容の確認

最初にやるべきは、業務がどのような流れで行なわれるのか把握することです。作業内容の一部に対するマニュアル作成をするとしても、業務全体のアウトラインを把握しておいたほうがいいです。大なり小なり業務内容を確認した後は、管理者に内容を確認してもらいます。

細かくどんな状況で使われるのか確認

ヒアリングはまだまだ必要で、次はどんな場所で、だれがそのマニュアルを使うのか確認することです。アルバイトが確認するのと社員が確認するのとではまた内容を変える必要がありますし、提供される形も紙なのかデータなのか知っておかなければ良いマニュアル作成はできません。たとえ自動的にマニュアル作成をするツールがあったとしても、項目を作成するのは人間ですから、このヒアリングの仕方は把握しておいたほうがいいでしょう。

自動マニュアル作成システムを利用する理由ベスト5

no.1

簡単に更新と作成ができる

マニュアルを作るためには、画面のキャプチャーやメモなど、様々な工程が必要で時間もかかってしまいます。これが自動化できると更新もしやすくスタッフの負担も軽減するという理由で一番使われています。

no.2

研修の際に便利

多くの人が働く場所であるコールセンターでよく自動マニュアル作成システムは使われています。これは研修にも便利だからです。一人一人の学習度に合わせた研修を進めるためにも便利だといわれています。

no.3

離職率を減らせる

技術の習得が求められる場所ほど自動マニュアル作成は便利です。あまりマニュアルが充実していないと、スタッフの成長にも影響が出てしまい、モチベーションの低下につながってしまいますが、教育が行き届けば心配ありません。

no.4

顧客への理解促進に使える

社内でマニュアルが自動化されていると、顧客に見せるための資料が作りやすくなります。使う企業が限られてはきますが、製造途中の商品を紹介するための資料を作ることができるので、商品のデモンストレーションがしやすいです。

no.5

キャプチャーがしやすい

自動マニュアル作成システムの機能の中には、自動キャプチャー機能がついているものもあり、これが便利だという声もあります。特にお客様との折衝を行なうことが多い企業だと便利だといわれています。

広告募集中